물류 산업의 해외 스포츠란? 필요성과 도입의 장점과 단점을 철저히 설명

기업 간 거래에서 수주 판매 관리, 재고 관리, 인보이스 발행은 우편, 팩스, 이메일로 이루어집니다. 이들을 전자화된 데이터로 원활하게 관리할 수 있게 되면 업무 효율성과 비용 절감으로 이어질 것입니다.

이런 상황이 주목 받고 있는 것은 해외 스포츠(Electronic Data Interchange)입니다. 도입을 생각하고 있는 분은, 우선 그 특징이나 메리트·단점을 억제해 둘 필요가 있습니다.

이 문서에서는 물류 업계에서 EDI의 개요와 도입이 진행되고 있는 배경, 필요성 등을 설명합니다. 도입의 메리트나 단점도 아울러 상세하게 해설하므로, 도입할 때에 참고해 주세요.

해외 스포츠의 개요를 얻으려면 전제 지식이 되는 간반을 이해해야 하므로 쉽게 살펴보겠습니다.

칸반이란 제조 및 운반에 필요한 정보가 들어 있는 문서를 말합니다. 도요타 생산 방식의 하나인 저스트 인 타임 방식(필요할 때 필요한 것을 필요한 만큼만 만든다)에는 빠뜨릴 수 없습니다.

한입에 칸반이라고 해도, 실은 목적이나 역할이 다른 「기기 칸반」 「인수 칸반」 「임시 칸반」의 3개로 분류할 수 있습니다. 각 칸반이 제조 과정에서 중요한 역할을 함으로써 저스트 인 타임 방식을 실현할 수 있습니다.

도요타 자동차 주식회사 발상의 칸반입니다만, 자동차 제조에 한정하지 않고 제조업 전반에서 활용할 수 있다고 해서 다른 제조업에서도 파급해 갔습니다. 그 중에서 보다 체계적으로 관리할 수 있도록 EDI의 도입이 진행되고 있습니다.

EDI는 'Electronic Data Interchange'의 약자로, 일본어에서는 '전자 데이터 교환'으로 번역됩니다. EDI는 기업간의 거래로 작성하는 발주서나 수주서, 청구서, 납품서등의 각종 장표를, 전용 회선이나 인터넷 회선을 이용해 전자 거래하는 기술입니다.

기존의 기업 간 거래에서는 전자 메일, 팩스, 우편 등을 사용하여 서식을 교환했습니다. 이렇게 하면 비즈니스 파트너별로 형식을 변경해야 하기 때문에 관리가 번거롭고 비용이 많이 들고 실수가 발생하기 쉽다는 문제가 있었습니다.

해외 스포츠를 활용하면 시스템에서 상표를 중앙에서 관리할 수 있으므로 효율적이고 정밀한 상호작용이 가능합니다.

덧붙여서, 자동차 산업의 해외 스포츠는 다음과 같이 각 기업에 따라 이름이 다르다는 점을 염두에 둡시다.

● 도요타 자동차 주식회사 : TOPPS, e Kanban
● 혼다기연공업 주식회사：IMPACT-III
● 다이하츠 공업 주식회사：ALPS
● 마쓰다 주식회사: JUMP, MGN
● 스즈키 주식회사：NET, SPIRITS

※순위 부동

EOS는 Electronic Ordering System의 약어로 주로 수발주 업무에 사용되는 시스템입니다. 해외 스포츠와 마찬가지로 인터넷을 통해 주문, 주문, 구매, 지불, 재고 관리, 청구, 배송 등 일련의 업무를 관리 할 수 ​​있습니다.

해외 스포츠가 계약, 납품, 생산, 지불 등 다양한 업무에 대응할 수 있는 반면, EOS는 수발주 업무에 특화되어 있는 것이 양자의 차이입니다. 모두 인터넷을 통해 관리하는 점은 공통적이기 때문에 EOS는 해외 스포츠의 일종으로 간주됩니다.

EOS를 성공적으로 활용할 수 있을 뿐만 아니라 수령주 업무를 효율화할 수 있는 것은 물론 재고 관리도 가능하므로 폐기물을 줄일 수 있습니다.

유통 BMS(Business Message Standards)는 유통 업계의 데이터 교환 방식의 일종입니다. 종래에는 데이터의 송수신의 사양이 정해진 JCA 순서가 이용되고 있었습니다만, 통신 속도가 느리고, 운용이 번잡해지기 쉬운 등의 단점이 있었습니다. 그래서 최근에는 JCA 절차를 대체하는 새로운 기구로서 유통 BMS의 도입이 진행되고 있습니다.

해외 스포츠와 유통 BMS는 혼동되기 쉽지만 약간의 의미는 다릅니다. 해외 스포츠가 전자상에서 데이터를 교환하는 구조·시스템인 반면, 유통 BMS는 해외 스포츠의 표준 사양입니다. 유통 BMS는 유통 업계에서 활용되고 있는 해외 스포츠를 기반으로 한 표준 기구라고 인식하면 좋을 것입니다.

EDI의 개요를 살펴보면 도요타의 e-칸반과 공통 EDI의 도입에 이르는 부품 공급업체의 사례를 살펴보겠습니다.

자동차 산업은 대량의 부품을 재고하는 형식이 일반적이었습니다. 여기에는 재고 결품의 위험이 적고 수요가 변화하기 쉬운 제품의 제조에 대응할 수 있는 등의 장점은 있습니다만, 많은 재고를 안고, 비용이 부과되는 등의 문제점도 있습니다.

그리고 바코드나 RFID 등의 디지털 기술로 칸반 방식을 실현하는 「e-칸반」이나, 저비용으로 도입할 수 있는 중소기업용의 공통 해외 스포츠의 도입이 진행되었습니다.

재고 및 운반 비용을 절감할 수 있는 것은 물론, 재고 상황을 실시간으로 파악할 수 있기 때문에 수발주 업무를 원활하게 실시할 수 있는 등, 생산성의 향상에도 연결되고 있습니다.

여기까지 해외 스포츠 도입 추진의 배경을 살펴보았는데, 실제로 어느 정도 도입이 진행되고 있는가?

중소기업청이 공개한 2023년판 '중소기업 백서'에 따르면, 공급체인 전체의 부가가치 향상을 위해 해외 스포츠를 도입하고 있는 기업은 대기업에서 27.4%, 중소기업에서 5.0%에 그쳤다고 한다. 대기업은 물론, 중소기업에서는 좀처럼 도입이 진행되지 않은 해외 스포츠입니다만, 필요성은 증가하고 있습니다. 그 이유를 자세히 살펴 보겠습니다.

우리는 우선 거래 프로세스, 데이터 포맷 및 통신 프로토콜을 정한 해외 스포츠를 도입하면 기업 간 거래가 원활하게 이루어질 수 있다는 점입니다. 예를 들어, 구매처가 발행하는 「전공정 발행」과, 손님처가 발행해 구입처에 보내는 「후공정 발행」의 어느 것을 간반 방식으로 채용하는지, 어느 통신 프로토콜을 사용할까 등을 미리 결정해 두면, 쓸데없는 랠리를 줄일 수 있습니다.

도입에 혜택을 느끼지 못하는 것으로, 도입에 뒤로 향하는 중소기업도 볼 수 있었지만, 지금은 IT기술에 익숙하지 않은 중소기업에서도, 수발주 업무를 간단하고 저비용으로 IT화할 수 있는 구조인 「중소기업 공통 EDI」등도 있습니다. 「헤세이 28년도 경영력 향상・IT 기반 정비 지원 사업(차세대 기업간 데이터 제휴 조사 사업)」에서 책정되어, 업무 효율의 상승에 의한 코스트 삭감이나 인적 미스의 경감으로 이어지는 등의 효과가 나타나고 있어, 도입으로 큰 이점을 누릴 수 있을 것입니다.

또한, 전자장부 보존법의 개정에 의해, 전자상의 거래 기록을 종이 매체에 출력해 보존할 수 없게 된 점도, 해외 스포츠의 필요성이 높아지고 있는 요인의 하나입니다. 2024년 1월에는 전자 데이터로의 보존이 의무화됩니다만, 해외 스포츠 시스템을 도입하면 편리하게 대응할 수 있습니다.

출처: 중소기업청 '2023년판 중소기업 백서'
https://www.chusho.meti.go.jp/pamflet/hakusyo/2023/PDF/chusho/04Hakusyo_part2_chap3_web.pdf （2023-10-18）
출처: 경제산업성 '어떻게 해야 하나?'전자장부 보존법'
https://mirasapo-plus.go.jp/hint/17457/ （2023-09-19）

해외 스포츠의 이점은 다음 세 가지입니다.

● 경쟁력 향상
● 업무 효율화 가능
● 인적 실수를 방지합니다

각 장점을 자세히 설명하므로 해외 스포츠 배포에 대한 도움말을 참조하세요.

인터넷 기술의 발전에 따라 온라인화와 전자화가 진행되고 있습니다. 기업 간 거래에서도 유사한 경향이 보이고 경쟁사와의 경쟁에서 이탈하지 않기 위해서는 이러한 흐름에 대응하는 것이 빠뜨릴 수 없습니다.

만일 해외 스포츠를 도입하지 않고, 각종 거래를 모두 아날로그로 대응하는 케이스를 생각해 보겠습니다. 이 경우 인적 비용이 들고 실수도 발생하기 쉽고 비즈니스 파트너의 요청에 신속하게 대응하지 못할 수 있습니다. 이로 인해 거래를 존경받는 위험이 부인할 수 없기 때문에 해외 스포츠를 도입하여 시대의 흐름에 적응할 필요가 있습니다.

또한 해외 스포츠를 도입하면 인벤토리 및 주문 상황에 따라 고객의 요구를 신속하게 파악할 수 있습니다. 시장 동향에 실시간으로 반응하고 대책을 반영함으로써 기업 간 경쟁에서 우위를 차지할 것입니다.

해외 스포츠를 도입하면 기업 간 주문 및 주문에 대한 거래가 자동으로 기록됩니다. 발주서나 수주서의 작성·송부의 업무가 불필요하게 되므로, 업무 효율화를 도모하는 것이 가능합니다. 기업간의 상황이 실시간으로 반영되므로 상품을 주문한 후 납품되기까지의 기간(리드타임)도 단축될 것입니다. 재고 상황의 확인도 원활하게 실시할 수 있기 때문에, 재고가 적고 납품에 시간이 걸릴 것 같은 부품을 미리 발주하는 등의 대책도 세워집니다.

해외 스포츠는 주문부터 납품, 청구, 지불까지 일련의 프로세스를 원활하게 진행할 수 있습니다. 결과적으로, 이러한 업무에 걸친 노력과 비용을 절감할 수 있기 때문에, 본래 집중해야 할 업무에 집중할 수 있어 비즈니스의 발전에 연결될 것입니다.

주문서 작성, 발송, 주문 데이터 및 주문 데이터 확인, 선적 지시 등 기존 업무에서는 사람이 수동으로 수행해야 하는 작업이 있었습니다. 실수를 막기 위해 아무리 조심해도, 사람이 관련되는 이상, 발주처의 실수나 수량의 어긋남, 중복 발주등의 인적 미스는 일정한 확률로 생겨 버립니다.

이런 실수는 반품이나 손해배상, 사회적 신용의 상실 등으로 발전하는 경우가 적지 않습니다. 이중 점검이나 시간이 지남에 따라 신중하게 점검하면 위험을 줄일 수 있지만 인적 비용이 발생하여 기업의 재무 상황을 압박 할 수 있습니다.

해외 스포츠를 도입하면 회사에서 입력한 데이터가 비즈니스 파트너에게 실시간으로 반영됩니다. 일련의 업무를 컴퓨터로 자동화할 수 있으므로 수작업으로 하는 것보다 비용을 억제하면서 인적 실수를 줄일 수 있습니다.

해외 스포츠의 이점을 파악하면 즉시 도입을 고려할 수 있습니다. 그 전에 EDI의 다음 단점도 이해해 둡시다.

● 시스템 문제로 인한 업무 정체 위험이 있음
● 비즈니스 파트너가 해외 스포츠를 도입해야합니다
● 도입을위한 교육 시스템을 구축해야합니다

각 단점의 내용과 조치에 대해 자세히 설명합니다.

EDI는 기업 간의 거래를 전자 데이터로 수행할 수 있는 편리한 시스템이지만 시스템 문제가 발생하면 사용할 수 없을 수 있습니다. 시스템 문제로 인해 EDI를 사용할 수 없으면 EDI를 통해 거래를 기록하는 경우 업무 정체의 위험이 있습니다.

많은 해외 스포츠 도구가 있지만 도구별로 보안 수준은 다양합니다. 배포할 때는 어떤 보안 조치가 취해지고 있는지, 신뢰성이 높은지, 많은 기업에 도입되고 있는지 등을 확인합시다.

또한, 만일 시스템 트러블로 이용할 수 없는 케이스에 대비해, 지원 체제가 충실하고 있을지도 아울러 확인하는 것을 추천합니다.

자신뿐만 아니라 비즈니스 파트너도 해외 스포츠를 도입하지 않으면 이점을 극대화할 수 없습니다. 비즈니스 파트너가 해외 스포츠를 도입하지 않은 경우 얻는 효과가 작아지므로 신중하게 배포를 고려하십시오.

또한 엄밀히 말하면 비즈니스 파트너가 해외 스포츠를 도입하더라도 자사의 제품과 호환되지 않으면 협력하기가 어렵습니다. 앞으로 해외 스포츠 도입을 생각하고 있다면, 거래처가 이용하고 있는 해외 스포츠 툴과 궁합이 좋은 것을 선택하면 좋을 것입니다.

해외 스포츠 시스템 자체는 프로그래밍과 같은 전문 지식이 필요 없기 때문에 다루기 쉽습니다. 하지만 IT 도구를 사용하거나 컴퓨터를 조작할 수 없는 직원은 사용하기까지 시간이 걸릴 수 있습니다.

IT 관련 부서가 해외 스포츠를 사용하는 경우에는 그다지 문제가 없지만, 그렇지 않은 부서에서 도입되는 경우도 있습니다. 그러한 경우에는 교육 체제를 정비하고 툴의 활용 방법을 사내에 보급시켜 나갈 필요가 있습니다.

단단한 교육을 통해 직원들이 해외 스포츠를 활용할 수 있게 되면 업무를 효율화할 수 있을 뿐만 아니라 운영 후 문제를 어느 정도 방지할 수 있습니다.

또한 해외 스포츠의 활용 방법뿐만 아니라, 현재의 과제나 도입이 진행되고 있는 배경 등을 미리 공유해 두면, 사내 문화로서 정착하는 효과도 기대할 수 있습니다.

매일 많은 양의 주문, 주문, 납품 등의 거래를 대체하는 자동차 제조업에서는 도요타 생산 방식의 일종인 칸반 방식이 업무 효율화와 인적 실수 방지를 목적으로 도입되고 있습니다.

제조업에는 빼놓을 수 없는 간판입니다만, 종이 매체로 관리하면 「필기로 읽기 어렵게 미스 리드해 버린다」 「리드 타임이 길어져 버린다」등의 폐해도 생깁니다. 보다 적절하게 간반을 관리한다면 EDI의 도입은 필수적입니다.

해외 스포츠(Electronic Data Interchange)는 기업 간 거래에서 발생하는 계약서, 청구서, 납품서 등의 서적을 전용 회선이나 인터넷 회선으로 관리하는 메커니즘입니다.

자사에서 간판을 발행하는 경우 회사나 사업 규모에 따라 다량이 필요할 것으로 예상되므로 간반 전용 프린터를 도입하는 것이 좋습니다. 형님의 칸반 전용 프린터 「스포츠 무료」라면, 60만장의 대량 인쇄를 가능하게 하는 내구성과, 흑백 약 50장/분의 스피드, 약 1.7엔(세금 포함)/매의 저런닝 코스트를 겸비하고 있습니다. 해외 스포츠의 효과를 더욱 높이고 싶다면, 꼭 구입을 고려하십시오.

● 간판 크기의 서식 인쇄 가능*

● 고해상도로 QR 코드 인쇄 가능

● 약 60만장에 해당하는 고내구성인데, 안정된 가동이 가능(7년간의 제품 내구)

● 신속한 인쇄 가능