2023년 10월부터 '인보이스 제도'가 시작되고, 2024년 1월부터는 '전자장부 보존법'으로 전자거래 데이터의 보존이 의무화되는 등, 경리·문서 관리 업무에 큰 변화가 찾아오고 있습니다. 많은 기업과 개인 사업주 여러분도 대응에 바빴던 것입니다.

이번 칼럼에서는, 특히 「전자장부 보존법」의 포인트를 재차 복습하는 것과 동시에, 거기에서 간과되기 쉬운 「장기간과 대용량의 데이터 보존」의 최적의 방법에 대해 설명합니다. 연도말의 설비 증강 대책의 도움에도 해 주실 수 있는 내용입니다.
또한 후반부에서는 페이퍼리스화가 진행되어도 반드시 필요한 '각종 서표 인쇄'에 대해 기존의 서식 자산을 활용하면서 서식 인쇄 최적화를 도모하기 위한 구체적인 솔루션을 소개합니다.

또한, 전자장부 보존법에 대한 대응으로 필수적인 스캐너나 각종 서표 인쇄에 최적인 프린터의 선정 기준에 대해서도, 형님이 프로의 관점에서 해설합니다.

전자장부 보존법은 국세관계의 장부나 서류를 종이가 아닌 전자 데이터로 보존하는 것을 추진하는 법입니다. 1998년에 제정된 이래, 기업이나 개인 사업주의 회계 업무의 부담을 경감하기 위해, 법 개정이 반복되어 왔습니다.

특히 2022년 1월 개정에서는 ●스포츠 무료장부등 보존, ●스캐너 보존, ●스포츠 무료거래 데이터 보존의 3항목에 대해서, 스포츠 무료 데이터 보존에 관한 근본적인 요건 완화가 이루어졌습니다.

2023년 12월 말에는 유예 기간이 종료되고, 2024년 1월부터는 「③스포츠 무료 거래 데이터의 보존」이 의무화. 스포츠 무료 데이터로 받는 영수증이나 청구서 등은 원칙적으로 종이에 의한 보존을 할 수 없게 되었습니다.

여기서 다시 스포츠 무료장부 보존법의 중요한 요점을 살펴보겠습니다.
스포츠 무료장부 보존법에 대한 대응은 다음의 3개 항목으로 나누어 생각하는 것이 포인트입니다.

전자장부등이란, PC로 작성한 장부·서류를 말합니다. 회계소프트에서 작성한 분개장·총계정원장 등의 국세관계장부나 대차대조표·손익계산서 등의 결산관계 서류 데이터, PDF 형식으로 보존한 청구서·영수증의 서류 데이터, 또 전자계약 시스템에 의한 전자계약서 등이 해당됩니다. 전자 데이터는 하드 디스크나 클라우드에 저장하는 것이 일반적입니다.

받은 용지 영수증, 계약서 등을 스캔하여 전자 데이터로 저장하는 방법입니다. 대상이 되는 것은, 결산 관계 서류(대차 대조표·손익 계산서) 이외의 국세 관계 서류입니다. 구체적으로는 계약서, 견적서, 주문서, 납품서, 청구서, 영수증 등. 매일 대량의 서류의 처리에 쫓기고 있던 현장에서는, 그들을 스캐너 보존해 종이의 서류는 파기할 수 있기 때문에, 작업 부하가 경감해 보존 장소도 불필요하게 됩니다. 전자 데이터화함으로써 검색성도 향상됩니다.

메일로 보내진 계약서나 영수증 등의 PDF 데이터, EC 사이트에 저장된 영수증 데이터를 다운로드한 것이 해당됩니다. 2023년까지는 이러한 전자거래 데이터를 종이에 인쇄하여 저장하는 것이 인정되었지만, 2024년 1월부터는 그대로 데이터로 저장하는 것이 의무화되었습니다.

운용 시 유의점으로는 다음 3가지이 포함됩니다.

※「①스포츠 무료장부등 보존」과 「②스캐너 보존」은 대응이 「임의」인데 반해, 「③스포츠 무료거래 데이터 보존」은 스포츠 무료 보존이 「의무화」되고 있는 것에 주의가 필요합니다.

※ 변조 방지(진실성 확보)를 위해 다음 중 하나를 수행해야 합니다.
 ·타임스탬프 부여
 ·수정/삭제 내역 남기기
 ·정정/삭제할 수 없는 시스템 사용
 ·조절 방지 사무 처리 규정을 정한다
이것은전용 회계 소프트웨어를 도입한 경우 대응 가능입니다. 또한 변조 방지 사무 처리 규정을 정하는 방법이라면 새로운 시스템 도입은 필요하지 않습니다.

※가시성 확보의 경우'날짜, 거래처, 금액'으로 검색 가능일. 또한 디스플레이나 프린터 등의 설치도 요건이 되고 있습니다.

전자 데이터를 포함한 장부 서류의 보존 기간은 법인의 경우 확정 신고서의 제출 기한 다음날부터 7년간입니다.

일반적으로 사내 공유 서버 등에 저장됩니다.대량의 데이터를 장기간에 걸쳐 계속 유지하려면 대용량 스토리지 확보 필요입니다. 또한 시스템 장애 및 고장으로 인한 데이터 손실 위험을 피하기 위해 전자 장부 보존 방법은 (필수 요구 사항은 아니지만) 데이터 백업을 권장합니다.

클라우드 서버에 저장하는 방법도 있습니다.보다 저렴하고 간편한 대책으로 NAS(Network Attached Storage)를 활용하는 방법이 있습니다.

특히 여러 HDD를 탑재한 NAS는 데이터를 항상 복제하고 이중화할 수 있으며, HDD 고장 시에도 데이터 복구 대응이 용이합니다. NAS에는 다음과 같은 이점이 있습니다.

NAS의 대표 제품은 다음을 참조하십시오.
◾️버팔로 'TeraStation'
https://www.buffalo.jp/contents/biz/nas-denshi-chobo-hozon-ho/
무료로 사용할 수 있는 '스포츠 무료 장부 관리자'를 활용하여 파일 이름에 규칙성을 부여하거나 여러 사람이 사용하는 경우에도 동일한 대상을 공유할 수 있습니다.

◾️어플라이드 'D-MASTER NAS'
https://shop.applied-net.co.jp/html/page412.html

"스캐너 저장"을 수행하는 경우 스캐너 전용 기기를 선택할 수도 있지만, 1대에서 여러 용도에 대응하고 비용 성능이 뛰어난 흑백 레이저 복합기를 추천합니다.

"MFC-L2880DW"는 다음과 같은 특징을 가지고 있습니다.

본체 제품 수명은 7년 또는 약 5만 페이지의 고내구를 실현. 게다가 7년 정액 보수 서비스(유상)와 아울러, 보다 길게 안심하고 사용하실 수 있습니다.

높이 불과 약 31.9 cm의 컴팩트한 바디이면서, 「양면 동시 스캔」에 대응. 서류의 스포츠 무료화나 양면 복사 등 업무 효율을 개선합니다.

  · 본체에서 스캔한 데이터를 스캐너 드라이버를 설치할 필요가 없으며 네트워크의 공유 폴더에 직접 저장하는 "스캔 to 네트워크".
  · 스캔한 데이터를 이메일 첨부 파일로 전송하는 "스캔 to 이메일 전송". 컴퓨터에 스캐너 드라이버를 설치할 필요도 없습니다.
 ·Google Drive나 box 등의 각종 클라우드 서비스에 PC리스로 직접 업로드가 가능합니다.

팩스 기능도 탑재되어 있으므로 거래처에서 수신한 팩스를 출력하지 않고 데이터로 저장할 수 있습니다.

자, 전자장부 보존법 등의 영향도 있어, 오피스의 페이퍼리스화는 점점 더 진행될 것입니다.

반면에 다음과 같은 업무에 필수적인 '종이 서표 스포츠 무료'는 반드시 남아 있음에 유의해야 합니다.

이런 현장에서는, 각종 「영수증 발행 시스템」이나 「WMS(창고 관리 시스템)」등, 다양한 전용 시스템을 도입해 장표를 발행하고 있는 경우도 많이 볼 수 있습니다.

그러나업무 종별이나 거점마다 시스템이 다른 경우에는 부분 최적의 서표 시스템에 빠지기 쉽다에서 유지보수의 다중화 및 내부 통제에 어려움을 야기하는 등 큰 과제가 되고 있습니다.

예를 들어, 이런 고민이 있는 기업은 많지 않을까요?

이러한 과제를 극복하고사내 최적의 서식 환경을 제공하기 위한 두 가지 솔루션을 소개합니다.

Pure Technology Co., Ltd.는 서식 작성, 스포츠 무료, 최적화를 수행하는 전문 집단(서적 SE)으로기간 업무 서식의 출력 문제를 해결하고 있습니다. 그 특징은 다음과 같습니다.

이 회사의 서식 솔루션에는 다음과 같은 구체적인 예가 있습니다.
○Re:Porter:장표 시스템의 존재를 재조정하고 재구축함으로써 비즈니스를 바꾸는 차세대 장표 출력 솔루션
○EReport: Salesforce 연동이 가능한 Edge/Easy 출력 솔루션
○ Office Semper Print: 사무실에서 만든 문서를 이동 중에도 스마트폰에서 스포츠 무료하는 서비스
○Semper Print for Report: 기존 스포츠 무료 시스템에서 스마트폰으로 쉽게 보고서를 스포츠 무료할 수 있는 서비스

SVF(Super Visual Formade)는 윙 아크 1st 주식회사가 개발·판매하는 장표 작성·출력을 위한 미들웨어 제품군입니다. 각종 장표류의 설계·출력을 올인원으로 실현하는 종합장표 기반으로서 수많은 기업이나 공공기관에서 도입되고 있습니다.

그 특징은 다음과 같습니다.

※ 브라더의 프린터/복합기는 윙 아크 1st 사제 「SVF for Java Print」 「Report Director Enterprise」와 연계를 진행해, 기간계장표 출력 등의 요구에도 대응하고 있습니다. 자세한 내용은여기▶

여기까지 기업 활동에 필수적인 '장표 인쇄'를 최적화하기 위한 두 가지 솔루션을 소개해 왔습니다. 그것은 "장표 인쇄"에 최적의 인쇄 환경을 실현하는 것입니다.

최적의 서식 인쇄 관점에서 프린터를 선택하는 경우 특히 중요한 요구 사항은 다음 세 가지입니다.
① 퍼스트 프린트 속도: 처음 1장을 스포츠 무료하기 위한 대기 시간이 짧은 것.
② 인쇄 속도 : 특히 대량으로 인쇄하는 서표의 경우 인쇄 속도가 빠르고 편안할 것.
③ 조작성：사용성이 좋고, 누구라도 직관적으로 사용할 수 있어 간단하게 조작할 수 있는 것.
※Windows 환경의 경우, 서식이 PDF화되어 있으면 일반 프린터에서 드라이버 인쇄로 서식을 발행할 수 있습니다. (이미 타사 SDK를 내장한 경우나 Mac/iOS 환경에서 인쇄하는 경우에는 개발이 필요합니다)

이러한 요구사항을 충족하려면 비용 효율적인 흑백 레이저 프린터를 사용하는 것이 좋습니다.

``HL-L6310DW''에는 다음과 같은 특징이 있습니다.

본체 제품 수명은 7년 또는 약 60만 페이지의 고내구를 실현. 게다가 7년 정액 보수 서비스(유상)와 아울러, 보다 길게 안심하고 사용하실 수 있습니다.

고속 프린트 엔진 탑재로 A4 단면 약 50장/분의 고속 스포츠 무료를 실현. 가파른 대량 출력에도 신속하게 대응할 수 있습니다. 기동도 빠르고, 1장째의 스포츠 무료 시간 약 6.7초를 실현했습니다.

약 25,000 페이지 스포츠 무료 가능한 초/대용량 토너를 사용하면 토너 교체 시간을 줄이고 약 1.7엔/매의 낮은 실행 비용을 실현합니다.

3.5인치 컬러 터치 패널을 채용. 각종 설정 변경 등의 경우에도 누구나 쉽게 조작이 가능합니다.